Facturation électronique : tout savoir sur le passage au tout digital
Facturation électronique : tout savoir sur le passage au tout digital
La dématérialisation des processus et des services poursuit son avancée dans le monde professionnel actuel, à présent ce sont les factures qui devront être numérisées au sein des entreprises.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture dématérialisée ou électronique, est une facture émise et réceptionnée par voie numérique.
De la même manière qu’une facture papier, la facture numérique est soumise à des obligations légales, ainsi sa lisibilité, l’intégrité du contenu mais également l’authenticité de son origine doivent être garanties.
Différentes possibilités s’offrent aux entreprises et collectivités afin de respecter ces règles et de migrer vers le tout digital.
- Utiliser la signature électronique via un certificat d’entreprise qualifié
- Mettre en place une piste d’audit fiable permettant de tracer chaque étape de la relation commerciale grâce aux documents faisant foi de la transaction (devis, bon de livraison ou encore preuve de paiement).
- Convenir d’une norme sécurisée entre les parties pour réaliser des échanges de données informatisées (EDI)
Et l’archivage dans tout cela ?
Cette migration progressive des processus de facturation soulève des interrogations relatives au stockage des factures et notamment à la valeur probante de celui-ci.
L’administration fiscale met en avant des règles afin de garantir une conservation légale de ces documents numériques :
- Une facture reçue par voie électronique doit être conservée dans ce format pour un délais minimum de trois ans, passé ce délai elle peut être conservée sous un autre format pendant les trois années suivantes
- Une facture signée électroniquement se conserve sous format électronique pour une durée de 6 ans.
- Les informations liées aux factures transmises par échange de données informatisées se conservent également sous format électronique pendant 6 ans.
Au-delà d’une durée minimum de conservation des factures, le choix de la technologie utilisée pour le stockage est important.
Choisir une solution de GED est bien souvent la réponse la plus fiable pour une entreprise : les droits d’accès sont paramétrables et les circuits de validations (workflows) optimisés.
La facturation électronique et les marchés publics
Depuis 2012, l’Etat a pour obligation d’accepter les factures électroniques, en 2017 cette obligation s’est étendue à tout le secteur public (collectivités territoriales, établissements publics, etc…).
Pour accélérer la transition et faciliter les échanges, un portail de dématérialisation des factures nommé Chorus Pro a été mis en place.
On compte déjà plus de 10 millions de factures échangées depuis le 1er Janvier 2017, un chiffre qui devrait dépasser les 100 millions à l’horizon 2020.
En effet, selon les échéances prévues dans le calendrier d’obligation de facturation électronique, l’ensemble des acteurs émettant des factures à destination du secteur public seront concernés d’ici 2 ans :
Depuis le 1er janvier 2017 : la facture électronique est obligatoire pour les grandes entreprises et les personnes publiques
1er janvier 2018 : la facture électronique sera obligatoire pour les entreprises de taille intermédiaire
1er janvier 2019 : la facture électronique sera obligatoire pour les petites et moyennes entreprises
1er janvier 2020 : la facture électronique sera obligatoire pour les micros entreprises
D’ici 2020 tous les secteurs concernés ?
Si le secteur public fût le premier à abandonner les factures papier, la loi Macron encadre l’obligation pour les entreprises privées d’accepter la réception de factures électroniques émises par d’autres entreprises privées.
Par ailleurs, dans le cadre du programme Action Publique 2022, la plateforme Chorus Pro pourrait se voir ouverte aux acteurs publics et privés, notamment aux start-ups de l’industrie financière (Fintech).
Du côté des échéances, elles sont similaires à celles imposées pour le secteur public :
Depuis le 1er janvier 2017 : Obligation d’accepter la réception des factures électroniques pour les grandes entreprises et les personnes publiques
1er janvier 2018 : Obligation d’accepter la réception des factures électroniques pour les entreprises de taille intermédiaire
1er janvier 2019 : Obligation d’accepter la réception des factures électroniques pour les petites et moyennes entreprises
1er janvier 2020 : Obligation d’accepter la réception des factures électroniques pour les micros entreprises.
Les équipes OKTEO, conscientes que le passage aux factures numériques est un enjeu majeur pour les entreprises vous conseillent et vous accompagnent pour réaliser une transition numérique en toute sécurité !
